Gérer les absences et les remplacements sur plusieurs chantiers
Congés prévus, arrêt maladie du lundi matin : comment centraliser les demandes, les voir dans le planning et réaffecter une équipe en quelques secondes.
Lundi, 6 h 45. Le téléphone vibre : Kevin a de la fièvre, il ne viendra pas. Il devait être sur la surélévation de la Croix-Rousse avec Samir, qui ne peut pas monter les éléments de charpente seul. Il faut trouver quelqu'un, vite, sans déshabiller l'école où l'équipe a déjà du retard.
Gérer les absences, ce n'est pas seulement remplir un tableau de congés. C'est savoir, à n'importe quel moment, qui est disponible, qui peut remplacer qui, et quel chantier peut se passer de quelqu'un pendant deux jours.
Deux types d'absences, deux façons de les gérer
Toutes les absences ne se ressemblent pas, et les traiter de la même façon est la source de la plupart des problèmes.
| Type | Exemples | Quand on le sait | Ce qu'il faut faire |
|---|---|---|---|
| Prévue | Congés payés, RTT, formation | Des semaines à l'avance | La poser au planning dès qu'elle est accordée |
| Imprévue | Maladie, urgence familiale | Le matin même | Réaffecter dans l'heure et prévenir le chantier |
Les absences prévues ne devraient jamais être une surprise. Si un congé accordé en mai n'apparaît pas sur le planning de juillet, quelqu'un sera affecté à un chantier où il ne sera pas.
Étape 1 : faire passer toutes les demandes par le même endroit
Les demandes de congés qui arrivent par SMS, sur un coin de table ou au détour d'une conversation finissent par se perdre. La règle : toute absence prévue fait l'objet d'une demande, au même endroit, qui est acceptée ou refusée.
Dans Batitop, le compagnon déclare son absence depuis son planning : le type (congés payés, RTT, maladie, formation, sans solde…), les dates et un motif s'il le souhaite. Le dirigeant ou le chef de chantier la voit apparaître directement dans le planning de l'équipe, en attente, et l'approuve ou la refuse. Depuis l'application mobile, l'encadrement peut aussi la saisir lui-même, par exemple quand l'arrêt de travail arrive par courrier.
Étape 2 : voir les absences là où l'on planifie
Un tableau des congés séparé du planning, c'est l'assurance d'oublier de le consulter. Les absences doivent apparaître dans la grille même où l'on affecte les gens aux chantiers. Quand on prépare la semaine prochaine, on voit d'un coup d'œil que Kevin est en congés de mercredi à vendredi, sans avoir à ouvrir autre chose.
Le planning de Batitop affiche aussi, en haut de la semaine, le taux d'occupation de l'équipe, les membres encore disponibles et les chantiers qui n'ont personne. C'est exactement l'information dont on a besoin un lundi à 6 h 45.
Étape 3 : réaffecter en quelques secondes
Quand une absence imprévue tombe, il faut décider vite. Trois questions dans l'ordre :
- Le chantier peut-il tourner sans cette personne aujourd'hui ? Parfois oui, en décalant une tâche qui demande deux personnes.
- Quelqu'un est-il disponible ? Un compagnon sans affectation, ou sur un chantier moins urgent.
- Quel chantier peut céder quelqu'un ? Celui qui est en avance, ou celui où une tâche peut attendre.
Une fois la décision prise, la modification doit prendre dix secondes, pas dix minutes. Dans Batitop, on glisse le bloc d'un chantier sur la ligne du remplaçant, on l'étire pour couvrir plusieurs jours, et le planning du compagnon est à jour sur son téléphone. Pas besoin de rappeler tout le monde pour confirmer l'adresse.
Étape 4 : anticiper les périodes à risque
Certaines périodes concentrent les absences : les vacances d'été, les ponts de mai, les fêtes de fin d'année. Quelques réflexes évitent les mauvaises surprises :
- fixez une date limite pour les demandes de congés d'été, par exemple fin mars ;
- évitez de poser en même temps deux personnes qui ont une compétence rare (le seul qui fait la soudure, le seul qui a le permis poids lourd) ;
- regardez le planning à quatre semaines chaque lundi, pas seulement la semaine en cours ;
- gardez une marge sur les chantiers à délai serré pendant ces périodes.
Étape 5 : boucler avec la paie
Une absence validée doit se retrouver dans les éléments de paie. C'est souvent là que les erreurs apparaissent : un congé accordé au téléphone, jamais noté, et un salarié payé comme s'il avait travaillé, ou l'inverse.
Dans Batitop, les absences approuvées remontent automatiquement dans l'export de paie du mois, par type : congés payés, RTT, maladie, formation. Il n'y a rien à ressaisir.
En résumé
Toutes les demandes au même endroit, les absences visibles dans la grille du planning, une réaffectation qui se fait en glissant un bloc, et un export de paie qui en tient compte. C'est ce qui transforme le coup de fil de 6 h 45 en un problème réglé avant 7 heures.